Introdução

1.Utilização do sistema

1.1 - Uma conta de correio electrónico é automaticamente disponibilizada aos alunos, docentes e pessoal administrativo da instituição.

1.2 - Os docentes e pessoal administrativo têm um endereço de e-mail do tipo nomeutilizador@fam.org.pt. Os endereços para docentes e funcionários são personalizados e podem-se encontrar na página da instituição.

1.3 - Os alunos têm um endereço do tipo nºaluno@fam.org.pt. Estas informações podem-se encontrar igualmente na página da instituição.

1.4 - O registo de todas as contas de correio electrónico é realizado de acordo com os procedimentos definidos.

2. Palavra-Passe

2.1 - As contas de correio electrónico estão protegidas por palavra-passe e os utilizadores têm o dever de providenciar e manter a sua confidencialidade.

2.2 - A utilização do correio electrónico deve obedecer às seguintes determinações:

• proibição de usar o correio electrónico para obter, disseminar ou difundir material de conteúdo depreciativo, difamatório, ofensivo, ilegal ou material considerado genericamente indevido;
• o envio continuado de correios electrónicos que ofendam o receptor;
• o uso de mensagens falsas ou de conteúdo enganoso ou falso, ou cabeçalho que induza em erro;
• a circulação de material protegido pela propriedade intelectual (direitos de autor) de terceiros e sobre o qual não foi obtida permissão explícita.
• o o uso do sistema de correio electrónico para operar, gerir, promover ou por qualquer meio apoiar qualquer outra entidade para além da FAM e naquilo que são os seus interesses directos.

3. Assinaturas

Todas as mensagens de correio electrónico emitidas pelo pessoal administrativo da FAM devem conter uma assinatura que explicite o nome de quem envia e departamento, bem como o seu cargo e nº de telefone. Excepções a esta determinação são analisadas casuisticamente pelo Conselho de Administração.

4. Utilização do endereço de correio electrónico

Em qualquer circunstância os utilizadores devem evitar utilizar o seu correio electrónico da FAM em condições que suspeitem que possam atrair mensagens indesejadas ou em quantidade excessiva. Os utilizadores devem evitar fornecer o seu endereço de correio electrónico sempre que utilizem sites públicos que não se enquadrem no âmbito de actividade da FAM.

5. Informação sensível e de carácter restrito

5.1 - O correio electrónico não é um meio totalmente seguro. Material sensível ou confidencial, incluindo informação financeira ou pessoal deve ser enviada com cuidado.

5.2 - O correio electrónico nem sempre é a melhor forma de comunicação e os utilizadores devem estar plenamente conscientes dos seus riscos e desvantagens. Os utilizadores devem certificar-se de que as mensagens são sempre enviadas aos destinatários devidos.

6. Encriptação

Os utilizadores podem encriptar as suas mensagens mas fazem-no por sua conta e risco. Os utilizadores devem dominar com alguma facilidade o método de encriptação que escolheram. Devem certificar-se que as mensagens são devidamente descodificadas pelos destinatários. O pessoal administrativo deve estar particularmente atento a esta questão ao encriptar informação institucional.

7. Gestão de correio electrónico

O pessoal administrativo e docente é pessoalmente responsável pela gestão de todos os seus correios electrónicos institucionais. A gestão compreende, mas não está limitada, às seguintes tarefas

• Identificar e manter mensagens relativas a assuntos relevantes e que estejam na ordem do dia;
• Estabelecer rotinas com o objectivo de apagar correios electrónicos efémeros ou cujo conteúdo não seja relevante para o seu domínio de trabalho;
• Assegurar que as mensagens guardadas são facilmente pesquisadas, localizadas e recuperadas utilizando cabeçalhos com significado adequado e um sistema de pastas estruturado;
• Seguir as orientações destinadas a manter a segurança e integridade das mensagens institucionais;
• Aplicar as boas práticas na gestão de correio electrónicos e respectivos anexos.

8. Tamanho das mensagens

Por questões de ordem prática o tamanho máximo permitido para cada mensagem dentro do serviço de correio electrónico da FAM é fixo. Este limite, que engloba o corpo da mensagem e qualquer documento em anexo, é, actualmente de 20 Mb. Este valor é frequentemente monitorizado e poderá ser alterado a qualquer momento.

9. Eliminação automática

De modo a manter o sistema de correio electrónico a funcionar eficazmente, a FAM poderá implementar procedimentos de eliminação de mensagens antigas das pastas de entrada. Nesse caso os utilizadores serão atempadamente informados da data e dos detalhes relativos ao processo.

10. Spam e Junk Mail

10.1 - A FAM analisa todo o correio electrónico que entra no domínio fam.org.pt. Durante esta análise as mensagens que se suspeite serem originárias de spam e junk mail são colocadas em quarentena através de um processo totalmente automatizado.

10.2 - A utilização do serviço de correio electrónico da FAM pressupõe a aceitação desta análise, por parte dos utilizadores, como inteiramente necessária à manutenção da integridade do próprio sistema de correio electrónico.

11. Encerramento das contas de correio electrónico

11.1 - Mal termine a ligação formal entre o detentor da conta de correio electrónico e a instituição, é imediatamente encerrada a conta de correio electrónico e cancelado o respectivo endereço.

11.2 - O detentor da conta pode, no entanto, solicitar junto dos Serviços Administrativos, a prorrogação do seu encerramento por 30 dias, fornecendo simultaneamente um endereço para reencaminhamento automático das mensagens recebidas na caixa de correio que se encontra em processo de encerramento.

11.3 - Cada utilizador é individualmente responsável pela exportação ou arquivamento das mensagens de uma conta em processo de encerramento.

12. Protecção

12.1 É realizada regularmente uma cópia de segurança do sistema de e-mail. Pretende-se assim assegurar que todo o sistema de correio electrónico seja restaurado perante a ocorrência de um desastre. O sistema de backup é periodicamente analisado.

12.2 Firewall

A função de um firewall é proteger os computadores de acesso exterior não autorizado ou ataques. Os firewalls da FAM funcionam tanto a nível de rede como a nível de computador individualmente considerado. Em consequência, e decorrente do seu funcionamento, frequentemente são bloqueados alguns dados que entram ou saem.

12.3 Software malicioso (malware) A FAM providencia um conjunto de tecnologias e ferramentas de modo a limitar o impacto do malware quer a nível do computador pessoal, incluindo aplicações anti-vírus, correcções e actualizações de software, bem como aconselhamento e apoio.

12.4 - Os utilizadores devem avaliar os sistemas de protecção utilizados. Estão proibidos de desactivar ou de comprometer, por qualquer outro meio, programas pré-instalados nos computadores da FAM e estão proibidos de se ligarem à rede através de um equipamento desprotegido.